5 Tipps für eine stressfreie Geschäftsreise

Gastbeitrag von Lanes & Planes.

Lange Anreisen im vollen Zug oder Flugzeug, Meetings, spät ins Hotel – für viele Arbeitnehmende sind Dienstreisen stressig. Doch der Stress beginnt nicht erst mit dem Betreten des Zuges oder Flugzeugs; die umfangreiche Vor- und Nachbereitung jeder Reise fordert von den Reisenden zusätzliche Arbeit, die sie neben ihrem regulären Arbeitspensum bewältigen müssen.

Trotz der zunehmenden Akzeptanz von Remote-Arbeit und der Möglichkeit, Meetings virtuell abzuhalten, zeigt die jüngste Umfrage der Global Business Travel Association (GBTA) unter europäischen Travel Managern, dass Geschäftsreisen keineswegs auf dem Rückzug sind. Im Gegenteil: 72 % der Befragten berichteten von einem Anstieg der Geschäftsreisen im Jahr 2023. Und der Trend setzt sich fort – 59 % erwarten, dass ihre Unternehmen im Jahr 2024 noch häufiger auf Dienstreisen setzen werden als im Vorjahr. Dies unterstreicht, dass trotz digitaler Fortschritte das persönliche Engagement und die direkte Interaktion in der Geschäftswelt unersetzlich bleiben.

Angesichts dieser Entwicklungen ist es umso wichtiger, Strategien zu entwickeln, um den Stress, der mit Geschäftsreisen einhergeht, zu minimieren und sicherzustellen, dass Arbeitnehmende ihre Energie auf das Wesentliche konzentrieren können.
Dr. Veit Blumschein, Geschäftsreise-Experte und Gründer von Lanes & Planes, kennt 5 Tipps, um die Dienstreise weniger als Belastung und mehr als Gelegenheit für effizientes Arbeiten zu gestalten:

1. Planung im Voraus:

Wer rechtzeitig mit der Planung der Geschäftsreise beginnt, vermeidet Zeitdruck und unerwarteten Stress. Ganz konkret bedeutet das, bei einer Reise innerhalb Europa zirka 6 Wochen vorher zu planen und bei einer internationalen Reise zirka 6 Monate im Voraus. 

Doch wie fange ich an? Zunächst einmal sollten Sie die Reiserichtlinien des Unternehmens prüfen. Dazu gehören etwa Genehmigungsverfahren, Budgetbeschränkungen, bevorzugte Reiseanbieter oder Spesenabrechnung. Anschließend können Flug, Unterkunft und Transport vor Ort gebucht werden. Treten Sie eine internationale Reise an, sollten Sie sich neben Visa auch über Gesundheitsrisiken oder Impfvorschriften im Zielland informieren.

Digitale Tools können helfen, sich unterwegs gut zu organisieren. In Ihren Kalender auf dem Smartphone können Sie zum Beispiel vorab die Zeiten eintragen, in denen Sie während Ihrer Dienstreise am Stück arbeiten können und wenn Sie nicht erreichbar sind. 

Diesen Punkt sollten Sie dann auch mit Ihren Kollegen und Vorgesetzten besprechen. Stimmen Sie sich ab, welche Aufgaben zeitkritisch sind und wann Sie auf Anfragen des Teams reagieren können. 

2. Zeit für Entspannung einplanen:

Es ist wichtig, in Ihrem Zeitplan auch Momente der Entspannung einzuplanen, da diese auf Geschäftsreisen oft zu kurz kommen. Nutzen Sie Pausen idealerweise, um sich mit der Umgebung vertraut zu machen, am besten bei einem Spaziergang an der frischen Luft.

Falls Sie Schwierigkeiten haben, nach einem arbeitsreichen Tag oder einem langen Geschäftsessen zur Ruhe zu kommen, empfiehlt es sich, etwas früher ins Hotel zurückzukehren. Versuchen Sie, die Nutzung von Smartphone, Laptop und TV vor dem Schlafengehen zu reduzieren. Das kann helfen, zu entspannen und die Schlafqualität zu verbessern. Nutzen Sie die Zeit lieber, um ein Buch zu lesen oder ein Hörbuch anzuhören.