Verfallen oder genießen?  

Gastbeitrag von Anke Welp.  
 
Für viele Mitarbeitende steht der Jahresendspurt vor der Tür – doch mit ihm auch die Frage: Haben alle ihren wohlverdienten Resturlaub rechtzeitig eingeplant? Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeitenden auf den drohenden Verfall von Resturlaub hinweisen, denn sonst bleibt der Anspruch bestehen. Moderne Automatisierungslösungen können helfen, diesen Prozess effizient, rechtssicher und stressfrei zu gestalten, während Mitarbeitende von mehr Transparenz profitieren. Jahr für Jahr häufen sich in deutschen Unternehmen die gleichen Fragen: Wer hat noch Resturlaub? Wann verfallen die Ansprüche? Ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts hat 2022 klargestellt, dass Unternehmen ihre Mitarbeitenden auf verbleibende Urlaubstage und deren drohenden Verfall explizit hinweisen müssen. Wird dies versäumt, kann das Unternehmen im Zweifelsfall dafür haften – eine teure Angelegenheit, die bei mangelhafter Organisation auch zu Unmut im Team führen kann. Eine bloße Rundmail reicht allerdings nicht (und ist ganz nebenbei gesagt auch einfach altbacken). 

Resturlaub: Eine Reise mit potenziellen Pannen

Stattdessen muss die Mitteilung auf alle Mitarbeitenden persönlich abgestimmt sein und die genaue Anzahl der noch offenen Urlaubstage, die Verfallsfristen und mögliche Übertragungsmöglichkeiten benennen. Aktuell läuft eine solche Erinnerung meist so ab, dass die Personalabteilung dem jeweiligen Abteilungsleiter Bescheid gibt, der sich an die Teamleiter wendet, der wiederum den Mitarbeitern Bescheid gibt – bevor das Ganze nochmal rückwärts abläuft. Ein unnötig langwieriger Prozess, bei dem viel Zeit und Nerven verloren gehen können, was den Urlaub dann nur umso nötiger macht. Das muss nicht sein. Automatisierte Systeme, die auf individuelle Anforderungen zugeschnitten sind, bieten hier einen Vorteil: Sie versenden pünktlich personalisierte Benachrichtigungen, die Missverständnisse vermeiden und Klarheit schaffen. Unternehmen, die diesen Schritt gehen, investieren in das Vertrauen ihrer Mitarbeitenden und fördern eine offene Kommunikation.

Automatisierung ist das Zauberwort 

Der Zeitpunkt der Erinnerung ist entscheidend: Ein erster Hinweis zu Jahresbeginn gibt den Mitarbeitenden genügend Raum, ihren Urlaub vorausschauend zu planen. Eine zusätzliche Erinnerung im Herbst sowie ein abschließender Hinweis im März (für den Resturlaub des Vorjahres) bieten eine sinnvolle Struktur. So entsteht kein unnötiger Zeitdruck und das Risiko, dass Urlaubstage verfallen, wird minimiert. Wichtig dabei ist, dass die Erinnerung nicht nur förmlich erfolgt, sondern auch so gestaltet ist, dass sie nachweislich ankommt – etwa durch eine individuelle E-Mail mit Lesebestätigung oder durch Dokumentation im Mitarbeiterportal. So kann das Unternehmen seiner Beweispflicht nachkommen und eventuelle Missverständnisse ausschließen. 

Automatisierte Systeme helfen bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs, auch bei komplexeren Fällen wie unterjährigen Eintritten und Austritten. Zudem steuert ein integrierter Workflow die Prozesse und sorgt dafür, dass z. B. Vorgesetzte an genehmigungsbedürftige Urlaubsanträge erinnert werden. Der Verwaltungsprozess wird so vereinfacht, was Fehler reduziert und eine schnelle Bearbeitung möglich macht.