Desk Sharing Index Germany: Wie sich Arbeitnehmende in die Zukunft der Arbeitswelt buchen

International Hybrid Office: Der Blick ins europäische Ausland

Verglichen mit den deutschen Arbeitnehmenden arbeiten die untersuchten Beschäftigten in Paris, Wien und Zürich sogar noch deutlich häufiger vor Ort: Die Pariser:innen sind von Montag bis Donnerstag stets zu mindestens 70 Prozent im Büro anwesend, und in Wien ist die Situation ähnlich. Der Dienstag ist in beiden Metropolen der beliebteste Tag, mit einer durchschnittlichen Büroanwesenheit von 74 Prozent in Paris und 76 Prozent in Wien. Überboten wird dies nur von Zürich. Dort fällt die Büropräsenz an keinem Wochentag unter 60 Prozent, und an Dienstagen (99 Prozent) sowie Mittwochen (97 Prozent) erreicht sie ihren Peak.

David schlägt Goliath: Wo mehr Schreibtische gebucht werden

Neben dem Standort der Büros hat auch die Unternehmensgröße Einfluss darauf, wie stark frequentiert die vorhandenen Ressourcen sind. Bezogen auf die Zahl der gebuchten Schreibtische zeigt sich, dass kleinere Unternehmen unter 250 Mitarbeitenden mit rund 38 Prozent gebuchten Schreibtischen durchschnittlich stärker ausgelastet sind als mittlere Unternehmen zwischen 250 und 1.499 Mitarbeitenden (33 Prozent) und große Unternehmen ab 1.500 Mitarbeitenden (30 Prozent). Ein möglicher Grund dafür: In kleineren Teams wird oft enger zusammengearbeitet und daher werden auch Abstimmungen vor Ort besonders geschätzt. Wie sich jedoch zeigt, ist die durchschnittliche Auslastung in Unternehmen aller Größen eher gering. Für eine effiziente Zusammenarbeit ist daher eine besonders gute Koordination nötig. Nur wer die Buchungen der Kolleg:innen kennt, kann gemeinsame Bürotage effizient planen. Dies steigert nicht nur die Motivation, sondern auch die Produktivität, was entscheidend für die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen ist.

Desk Booking: Saisonale Muster und branchenspezifische Trends

In der Aufschlüsselung nach Monaten zeigt sich weiterhin, dass besonders im Dezember (31 Prozent) weniger Schreibtische gebucht wurden als in den restlichen Monaten. Auch Feiertage und weitere persönliche Umstände gilt es also bei der Koordination und Ressourcenplanung zu berücksichtigen. Nicht zuletzt unterscheiden sich die Schreibtischauslastungen auch je nach Industrie der untersuchten Unternehmen: Während in den Bereichen Konstruktion (51 Prozent), Verwaltung sowie Abfallmanagement und Sanierung (45 Prozent) und Künste (42 Prozent) eine vergleichsweise hohe Auslastung der Schreibtische vorliegt, sind in den Bereichen Information (32 Prozent), Bildung (28 Prozent) und Gesundheitswesen (23 Prozent) prozentual am wenigsten dieser Ressourcen belegt.

Die Zukunft der Arbeit braucht individuelle Lösungen

Maßgeschneiderte Ansätze sind in einer hybriden Arbeitswelt unerlässlich für eine effiziente Zusammenarbeit und ökonomische Unternehmensführung. Diese lassen sich durch gezielte Datenanalysen umsetzen. Nur wer im Blick hat, wann und wo die Mitarbeitenden tätig sind, kann Flächen optimal nutzen, Ressourcen effizient planen und die Produktivität sowie das Wohlbefinden der Belegschaft steigern. Diese Faktoren sind entscheidend für wettbewerbsfähige Unternehmen und wegweisend für die Zukunft unserer Arbeitswelt.