Startup-Retter: Die Geheimwaffe gegen überflüssigen Ballast

1. Macht ihr tatsächlich das Richtige?

Es gibt kaum ein Unternehmen, in dem nicht Aufgaben erledigt werden, die keiner braucht. Um das aufzudecken, gibt es dazu eine Kundenwertanalyse. Dazu stellt man sich bei allem, was man macht, folgende Fragen:

• Für wen arbeite ich gerade, wer ist der Kunde bzw. Empfänger meiner Leistung?
• Und woher weiß ich genau, was gebraucht wird? In welcher Ausprägung, zu welchem Zeitpunkt …etc.

Ich verspreche, damit kommt man einigem an Überflüssigem schnell auf die Spur. Voraussetzung dabei ist jedoch, dass man diese Fragen konsequent und ehrlich beantwortet!

2. Die 8 Arten der Verschwendung

Ein hilfreiches Tool von Toyota zur Aufdeckung von Überflüssigem: die Kategorien mit den 8 Arten der Verschwendung. Wir machen aus Gewohnheit Tag für Tag Dinge, die wir eigentlich garnicht brauchen. Ein Blick auf die verschiedenen Verschwendungsarten sensibilisiert uns wieder dafür und lässt uns achtsamer mit unseren Ressourcen umgehen. Dazu gehören Doppelarbeit, Fehler & Rückfragen, Such- und Wartezeiten und falscher Einsatz von Mitarbeitern. Am besten legt man das Formular mit den Verschwendungsarten im Büro oder digital aus und fordert die Kollegen auf, alles, was Ihnen im Tagesgeschäft auffällt, dort einzutragen. Auf dieser Basis können dann schnell erste kleinere Verbesserungsprojekte gestartet werden.

3. Rückfragen und Unterbrechungen am Arbeitsplatz als Produktivitätskiller Nr. 1

Unterbrechungen am Arbeitsplatz kosten schätzungsweise 58 Mrd. Euro im Jahr und Wissensarbeiter werden durchschnittlich 15 mal pro Stunde unterbrochen. Neben dem Verlust an Produktivität führen diese Unterbrechungen auch zu Frust, mangelnder Konzentrationsfähigkeit und sinkender Kreativität bei den betroffenen Mitarbeiten. Wie gehen wir hier vor? Die Unterbrechungen sammeln, sichtbar machen und dann nach den Ursachen suchen. Oft ist eine neue Verteilung der Aufgaben hilfreich (je weniger „work in progress“, desto weniger Unterbrechungen) und die Anpassung der Informationsversorgung.

 Was ist hier zu tun? Im ersten Schritt; aufschreiben, wann und wo die meisten Unterbrechungen stattfinden und anschließend nach den Ursachen suchen. Hilfreich hier sind die Überprüfung und Neuorganisation der Aufgabenverteilung oder die Anpassung der Informationsversorgung. Unterbrechungen und Rückfragen entstehen nämlich meistens, weil die richtigen Informationen nicht an der richtigen Stelle vorhanden sind.

4. Einführung von Emailstandards

Die Inbox quillt oft über vor unnötigen Emails. Definiert klare Regeln, wann und wie Emails verwendet werden sollen, um Chaos zu vermeiden. Wichtig dabei sind die folgenden Punkte:

• Klare Betreffzeile mit dem Anliegen, idealerweise auch ein Hinweis über die zu erwartende Reaktion (Info, zur Bearbeitung, Antwort erforderlich) – hier kann man auch mit Farben arbeiten
• Klärt untereinander ab, wann und wen ihr auf CC und BCC setzt. Die Überprüfung von Mails, die man nicht braucht, verschlingt sehr viel Zeit und Energie.
• Mit  Emails werden punktuell Daten verschickt. Deshalb eigenen sie sich nicht dazu, ein Team mit einem gemeinsamen Informationsstand zu versorgen. Dazu sollte man zentrale Datenablagestrukturen aufsetzen und Sharepoint nutzen.

Regeln für den Umgang mit Emails sollten immer von betroffenen Mitarbeitern erarbeitet werden und dann muss kontrolliert werden, ob sich alle an die Regeln halten. Die Erstellung von Standards und Regeln ohne nachfolgende Überprüfung ist auch Verschwendung.

5. Zeitfresser Nr. 1: Besprechungen

Fast 40% der Meetings in deutschen Büros werden als reine Zeitverschwendung betrachtet. Stellt sicher, dass eure Meetings effizient sind und wirklich einen Mehrwert bieten. Ein sehr wirksames Instrument, sind Stand – Up Meetings vor einem vorbereiteten Board (digital oder pysisch), an dem alle relevanten Informationen im Vorfeld bereitgestellt werden. Diese Stand-Up Meetings sollten nicht länger als 15 Minuten dauern und dafür lieber öfter angesetzt werden.

Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Analyse bei 20 Projektmanagern aus dem Anlagenbau hat gezeigt, dass der größte Zeitfresser allgemeine Meetings sind – ganze 9% ihrer Arbeitszeit gehen dafür drauf! Nach einer Analyse konnten 40% der Besprechungen gestrichen werden. Das bedeutet satte 60 Stunden pro Person und Jahr, die für wichtigere Dinge genutzt werden können.

Fazit: 

Mit den beschriebenen Maßnahmen könnt ihr innerhalb weniger Wochen zur spürbaren Entlastung von Überflüssigen kommen. Im zweiten Schritt solltet ihr dann eure Prozesse systematisch durchleuchten und auf den Prüfstand stellen. Dazu eignet sich die Wertstromanalyse aus dem LEAN Management optimal und führt im Normalfall zu einer erheblichen Reduzierung des Arbeitsaufwandes und der Lieferzeiten. Macht euer Unternehmen fit für die Zukunft! Baut euch eine gute organisatorische Kondition auf, dann seid ihr vorbereitet auf alle aktuellen und zukünftigen Herausforderungen.