Meeting-Flut adé! Hier kommt die Rettung

Ein Gastbeitrag von Molly Sands, Head of the Team Anywhere Lab bei Atlassian.

In einer Arbeitswelt, in der Angestellte nicht mehr auf die Flexibilität von Remote Work verzichten wollen, sind virtuelle Meetings ein wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit für alle Teams. Doch viele Unternehmen verlassen sich zu sehr auf sie und übertreiben bei der Planung von Terminen und zwischen unzählige Besprechungen bleiben kaum noch Zeitinseln für die eigentliche Arbeit. Es gibt jedoch Wege, das Ruder herumzureißen und wieder Kontrolle über die eigene Zeit zu gewinnen.

Viele kennen dieses Dilemma: Man ist den ganzen Tag mit der Arbeit beschäftigt, kehrt zum Feierabend völlig ausgelaugt in den Alltag zurück und hat trotzdem das Gefühl, nichts geschafft zu haben. Wer sich diese Unproduktivität mit der Fülle an Meetings erklärt, ist nicht allein. 78 Prozent der deutschen Büroangestellten können ihrer eigentlichen Arbeit kaum nachkommen, weil sie an allen Besprechungen teilnehmen, die sich im Laufe der Woche in ihrem Kalender angesammelt haben. Diese Zahl ist eines der Ergebnisse einer aktuellen Studie, für die sich Atlassian eingehend mit der aktuell vorherrschenden Meeting-Kultur beschäftigt hat.

Meeting-Marathon: Ein Risiko für Wohlbefinden und Zielsetzung

Laut der Umfrage unter 1.000 deutschen Beschäftigten werden Meetings bisher als der zentrale Weg für die Zusammenarbeit betrachtet. 33 Prozent nutzen sie, um Updates weiterzugeben, 50 Prozent setzen sich zusammen, um Entscheidungen zu treffen, und 38 Prozent tauschen sich hier mit ihren Kollegen aus. Allerdings nehmen zu viele Meetings die Kalender aller Beschäftigten so sehr ein, dass ihnen immer weniger Fokuszeit für anspruchsvollere Aufgaben bleibt.

Diese exzessive Meeting-Kultur fordert ihren Tribut: 43 Prozent der Büroangestellten in Deutschland müssen ihren Arbeitsalltag um die zahlreichen Besprechungen herum planen. Infolgedessen machen 44 Prozent mehrmals die Woche Überstunden, da Meetings sie während der regulären Arbeitszeit von wichtigen Aufgaben abhalten. Das hat Konsequenzen für das mentale Wohlbefinden: 70 Prozent beenden besprechungsreiche Tage erschöpft. Dabei sind die meisten Termine wenig zielführend und enden ergebnislos – darin sind sich 80 Prozent der Befragten einig. 45 Prozent geben an, dass sie Meetings häufig ohne eine klare Vorstellung von nächsten Schritten oder der konkreten Aufgabenverteilung verlassen. Was können Unternehmen tun, um dem entgegen zu steuern?

Asynchrone Zusammenarbeit: So können Meetings reduziert werden

Nicht immer ist ein Meeting nötig, um sich abzustimmen. Geht es zum Beispiel um Unternehmens- oder Projekt-Updates, sind andere Formate in der Regel zielführender. Denn in den meisten Fällen haben nicht alle Teilnehmenden auch wirklich ein Update zu teilen – und nicht jede Information ist für alle gleich relevant. So widmet sich der ein oder andere stattdessen lieber Aufgaben, die ansonsten liegenbleiben würden, und hört nicht zu. 

Digitale Tools, mit denen Teams zusammenarbeiten und ihre Projekte koordinieren können, machen es immer leichter, alle Mitglieder zeitunabhängig auf dem Laufenden zu halten. So können Teams zum Beispiel in einem geteilten Dokument zusammenarbeiten, in dem sie alle neuen Entwicklungen und Updates festhalten und kommentieren können, oder direkt auf ein modernes Projektmanagement-Tool mit für alle sichtbaren Milestones setzen. Außerdem verbreitet sich derzeit das Video-Messaging als neuer Trend, was sich besonders für allgemeine Projekt- oder Unternehmens-Updates anbietet. Immer mehr Manager nutzen zum Beispiel eine Video-Messaging-Plattform mit KI-basierten Transcript-Funktionen, um kurze Videonachrichten zu den neusten Entwicklungen aufzunehmen, die dann automatisch transkribiert werden. Die Vorteile: Sie sind schneller erstellt als E-Mails und die Manager wirken nahbarer. Gleichzeitig können Mitarbeitende selbst entscheiden, wann sie sich das Video anschauen, oder ob sie lieber die Textversion durchlesen möchten.