Workation: Was rechtlich gilt, wenn Mitarbeitende arbeiten wollen, wo andere Urlaub machen

Gastbeitrag von Anne-Katrin Schwanitz (BDAE Gruppe).

Die Arbeitswelt ist im Wandel. Mit der zunehmenden Digitalisierung und der Notwendigkeit, flexibel auf globale Herausforderungen zu reagieren, entstehen neue Arbeitsmodelle. Eines davon ist die Workation, eine Kombination aus Arbeit und Urlaub. Doch was bedeutet das für Arbeitnehmer und Arbeitgeber?

Eine wichtige Info vorab: Es gibt (noch) keinen Rechtsanspruch auf eine Workation. Dennoch wollen immer mehr Unternehmen aufgrund der hohen Nachfrage Ihren Mitarbeitenden eine Workation ermöglich und dafür entsprechende rechtliche Rahmenbedingungen schaffen. Gute Aussichten also für alle, die am Urlaubsort auch arbeiten wollen. 

Eine Workation muss mit dem Arbeitgeber abgestimmt werden. Die Annahme, dass es Arbeitgeber nicht betrifft, wenn man sich privat im Ausland aufhält, ist dann hinfällig, wenn das Reiseziel auch zum Arbeitsplatz wird. Arbeitnehmende, die ohne Erlaubnis im Ausland arbeiten, können mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen konfrontiert werden. Rechtsgrundlage dafür ist das Direktionsrecht des Arbeitgebers, das es ihm ermöglicht, den Arbeitsort zu bestimmen. Wenn Arbeitnehmer diesen Ort eigenmächtig ändern, kann das zu Abmahnungen oder sogar Kündigungen führen.

Transparenz und klare Richtlinien sind entscheidend

Um solche Situationen zu vermeiden, ist Transparenz entscheidend. Arbeitgeber sollten klar kommunizieren, was erlaubt ist und was nicht. Eine proaktive Kommunikation und klare Richtlinien können dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden und ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.

Bei der Festlegung des rechtlichen Rahmens für Workation ist es wichtig, die Dauer des Aufenthalts zu berücksichtigen und die damit verbundenen rechtlichen Risiken sorgfältig abzuschätzen. Da die aufenthalts-, arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Voraussetzungen europa- und weltweit noch nicht ausreichend harmonisiert sind, ist eine vorherige Prüfung notwendig. Diese Aspekte sind aber immer vom konkreten Einzelfall abhängig.

Wer „A“ sagt, muss auch „B“ sagen

Ein einfacher Leitsatz, den viele Arbeitgeber übersehen, ist dieser: Wer „A“ sagt, musst auch „B“ sagen. Im Zusammenhang mit Workation bedeutet dies: Sobald ein Unternehmen eine Workation genehmigt, kommen für Arbeitnehmer Sorgfaltspflichten und für Arbeitgeber Fürsorgepflichten ins Spiel – auch dann, wenn die Workation vom Arbeitnehmer privat initiiert wurde.

Diese betreffen neben dem Arbeitsrecht, auch Steuer- und Sozialversicherungsrecht sowie unter Umständen das Aufenthaltsrecht. Wichtige Fragen hierbei sind: Wo befindet sich das Land (EU, EWR, Drittland) der Workation und welche Art von Tätigkeit wird ausgeübt? Ist für die Einreise ein Visum erforderlich? Welche Art von Visum ist erforderlich? 

Steuerrechtlich geht es bei Workation vor allem darum, dass die Steuerpflicht in Deutschland verbleibt und Steuerpflichten des Arbeitgebers im Ausland vermieden werden. Hier müssen Unternehmen vor allem die 183-Tage-Regel und die Regelungen des jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommens des jeweiligen Ansässigkeitsstaates beachten. Findet die Workation innerhalb eines EU-Landes oder in einem Land mit Doppelbesteuerungsabkommen statt, ist die Workation in der Regel steuerrechtlich unproblematisch.