Hilfe, ich ertrinke in E-Mails. Was tun?

Datensicherheit gewinnt immer mehr an Relevanz

Dem Thema Datensicherheit, das angesichts zunehmender Cyber-Attacken immer mehr an Relevanz gewinnt, ist mit Open-Source-Lösungen daher genüge getan: Unternehmen können die Datenhoheit vollständig selbst behalten oder wissen ihre Daten – im Fall von ITISeasy.mail – in geschützten Rechenzentren sicher, die in Deutschland betrieben werden. Mehrere Firewalls und Proxyserver bieten Datensicherheit auf höchstem Niveau, dank Geoblocking lassen sich bestimmte IP-Bereiche direkt ausgrenzen, zudem werden schadhafte Inhalte von der intelligenten Überwachung erkannt und automatisch in Quarantäne versetzt. 

„Jede E-Mail ist sensibel und muss daher geschützt sein“, sagt Hermann. „Mails enthalten teils komplexe Kommunikation mit Kunden und mit internen Fachabteilungen, sie enthalten sensible Daten und teilweise Betriebsgeheimnisse.“ Deshalb werden Nachrichten in ITISeasy.mail auch verschlüsselt und die Authentifizierung zur Nutzung des Dienstes erfolgt mehrstufig.

Vollständige Migration in kurzem Zeitraum

Ob Unternehmen ein Open-Source-E-Mail-System nun ganz neu aufsetzen – Startups zum Beispiel, die bislang über keine Lösung verfügen – oder ob sie mit ihrem bestehenden Client migrieren möchten – weil sie beispielsweise mit Outlook an ihre Grenzen stoßen: „Die Implementierung ist immer ein Aufwand, aber in jedem Fall gut machbar“, betont Lorenz. Alle vorhandenen Postfächer, Ordnerstrukturen und jede einzelne E-Mail können komplett in die neue Lösung integriert werden. 

Die Implementierung erfolgt hierzu in zwei Schritten: Zunächst wird eine Grundmigration durchgeführt, die einige Tage oder ein bis zwei Wochen in Anspruch nimmt – je nach vorhandener Datenmenge. Darauf folgt abschließend über einen sehr kurzen Zeitraum, meist ein Wochenende, eine Deltamigration, um die neuesten E-Mails nachzuziehen. „E-Mails sind wichtige Infos, geradezu ein Schatz“, betont der IT-Experte. „Bei einer gut geplanten Migration geht dann auch wirklich nichts verloren.“

Fazit

Die Flut an Nachrichten, die die moderne, digitalisierte Geschäftswelt mit sich bringt, führt zu Informationsüberlastung und ineffizienter Kommunikation – wenn Unternehmen nicht mit einem guten E-Mail-Client Abhilfe schaffen. Weit verbreitet ist in diesem Zusammenhang Outlook von Microsoft, jedoch ist dieses System auch strikt begrenzt und unter Umständen sehr teuer. Mit Blick auf Flexibilität, Skalierbarkeit, Kosten und Datensicherheit punkten vor allem Open-Source-Lösungen, die zum Teil sogar noch über den Funktionsumfang von Outlook hinausgehen.