Hilfe, ich ertrinke in E-Mails. Was tun?

Automatisches Antworten und Autovervollständigen reduzieren manuellen Aufwand

Funktionen wie das automatische Antworten und Autovervollständigen gehören bei guten E-Mail-Systemen ebenfalls zum Standard und erleichtern die Bearbeitung von Nachrichten deutlich. Durch automatisierte Antworten auf Support-Anfragen beispielsweise werden Rückfragen des Senders vermieden: Er/sie weiß, dass die E-Mail eingegangen ist und wie lange die Bearbeitung etwa dauern wird. Dem Empfänger wiederum nehmen automatische Antworten den Zeitdruck und den manuellen Aufwand ab. Letzteres wird auch durch das Autovervollständigen reduziert, weil Mitarbeitende zum Beispiel vorgefertigte Satzbausteine nutzen können. 

Gewisse E-Mail-Clients verfügen zudem über ein integriertes Language Tool, das die Groß- und Kleinschreibung, die Rechtschreibung und die Grammatik überprüft und Vorschläge zur Verbesserung macht. „Wer viel am Computer schreibt, hat irgendwann müde Augen und übersieht vieles“, weiß Lorenz. „Da ist ein unterstützendes Language-Tool sehr wertvoll, um die Qualität der Nachrichten hochzuhalten.“

Dateienaustausch direkt über den Mailserver

Hilfreich ist auch, wenn sich der Dateienaustausch direkt über den Client abwickeln lässt – und zwar nicht als Anhang einer E-Mail. Mitarbeitende können die Dateien über eine Art digitaler Aktenkoffer über den Mailserver mit anderen teilen, diese können die Dateien lesen und gegebenenfalls auch direkt bearbeiten. Der große Vorteil ist, dass die Dateien dann nicht in verschiedenen Bearbeitungszuständen lokal auf den Computern der einzelnen Mitarbeitenden gespeichert sind – und nicht immer noch mehr Nachrichten mit immer anderen Anhängen verschickt werden müssen.

Teilen lassen sich in den meisten E-Mail-Clients auch Kalender und Termine, sodass zum Beispiel Teammitglieder untereinander wissen, wann Vorgesetzte, Kolleginnen und Kollegen verfügbar sind und wann nicht. Das erübrigt Rückfragen – und somit eine zusätzliche E-Mail. Ohnehin sollte das E-Mail-System für derartige, eher informelle Nachrichten auch einen Chatter enthalten. „Per Chat lassen sich Dinge auch mal schnell über den kurzen Dienstweg klären“, so Hermann. „Eine E-Mail hat ja doch eher Briefcharakter und muss eben nicht immer sofort beantwortet werden.“

Open-Source-Lösungen als Alternative zu Outlook

Ein weit verbreiteter E-Mail Client auch in der Geschäftswelt ist Outlook von Microsoft. Als Teil der 365-Welt lässt sich dieser Dienst einfach mit dem Kalender und der Plattform Teams verknüpfen, sodass sich E-Mails, Termine, Chats, Notizen und Besprechungen gut verwalten lassen. Jedoch sind Unternehmen dann auch in der 365-Welt geradezu gefangen und stoßen immer wieder an Grenzen. „Tools von Drittanbietern anzubinden oder Prozesse zu implementieren ist schwierig“, erklärt Lorenz. „Unternehmen sind dann von Microsoft geradezu abhängig.“ Auch die Lizenzkosten steigen mit jedem User, es kann daher schnell teuer werden.

Eine gute Alternative hierzu sind deshalb Open-Source-Lösungen, wie beispielsweise ITISeasy.email, das auf einem Fork von Zimba basiert. Lizenzkosten spielen hier keine Rolle und aufgrund des quelloffenen Codes können Unternehmen das System individuell anpassen. Dadurch ergeben sich unter anderem im Bereich der Administration vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten. „Mit Open-Source-Lösungen sind Unternehmen wirklich flexibel und werden beim Wachstum unterstützt“, betont der IT-Experte. Auch, was den Betrieb angeht: Ob das System On-Premise oder beim IT-Dienstleister gehostet wird, entscheidet jedes Unternehmen selbst.

Aufgrund dieser Vorteile sind Open-Source Services immer stärker gefragt: MarketsandMarkets, eine Plattform für Wettbewerbsinformationen und Marktforschung, prognostiziert dem Markt für Open-Source-Lösungen in den kommenden Jahren ein Wachstum von 16,2 Prozent – bis 2027 wird der globale Markt voraussichtlich 54,1 Milliarden US-Dollar wert sein. Dieses starke Wachstum führen die Analysten unter anderem auf die geringeren Betriebskosten von Open-Source-Systemen im Vergleich zu proprietären Software-Lösungen zurück und betonen dabei, dass die Qualität der quelloffenen Lösungen nicht leide [MarketsandMarkets, Market Research Report, Dezember 2022, Report Code TC 5972]. So wächst beispielsweise auch der Open-Xchange-Server Dovecot schneller als jeder andere E-Mail-Server und hat dem „Open Email Survey“ von 2020 zufolge einen weltweiten Marktanteil von knapp 77 Prozent – auch ITISeasy.email setzt Dovecot als Komponente ein.