Hilfe, ich ertrinke in E-Mails. Was tun?

Ein Gastbeitrag von Julia Kowal, Redakteurin für Wordfinder.

Mails, Anrufe, Terminanfragen, Chatnachrichten oder Kolleginnen und Kollegen, die für einen kurzen Austausch rumkommen: Die moderne, digitalisierte Geschäftswelt ist geprägt von einer wahren Informationsflut. Zwar ist ein transparenter und steter Austausch von Informationen für die produktive Zusammenarbeit enorm wichtig; eine ungeordnete Masse an Nachrichten überfordert Mitarbeitende jedoch – und ihre Produktivität sinkt. Mit entsprechenden Systemen lassen sich Mails, Chats, Kalender und Dateien optimal verwalten. Auf einige Dinge gilt es bei der Wahl des Tools jedoch zu achten, vor allem, was die Bedienung, die Datensicherheit und die Kosten betrifft.

Mit zunehmender Digitalisierung, der immer weiter verbreiteten Kollaboration über verschiedene Standorte hinweg sowie der Etablierung von Remote-Work ist die Flut an Informationen und virtuellen Meetings stark angestiegen. Zig E-Mails trudeln täglich bei allen Mitarbeitenden ein, hinzu kommen Nachrichten über andere Medien wie Chats, Projektmanagementtools, Kalender und Webcasts, die alle über Benachrichtigungsfunktionen verfügen. In den verschiedenen Diensten pingen so immer wieder Trigger über neue Nachrichten auf. Mitarbeitende verbringen inzwischen einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit dem Lesen und Beantworten auch von für sie unwichtigen Nachrichten, es gelingt ihnen kaum, die Nachrichten nach Relevanz zu filtern und wirklich zu verarbeiten. Die Kommunikation untereinander wird dadurch ineffizient, nicht selten gehen Informationen in der Masse sogar unter. „Die moderne Geschäftswelt verlangt den Mitarbeitenden viel zu viel ab“, meint Alfred Hermann, Chief Project Officer der ITIS AG. Das bayerische Softwareunternehmen ist auf die Entwicklung und den Betrieb standardisierter und anpassbarer IT-Lösungen spezialisiert. „Mitarbeitende stehen vor Herausforderungen wie Informationsüberlastung und Zeitmanagement“, so Hermann.

Filter und Regeln sortieren und priorisieren Nachrichten

Moderne E-Mails-Clients machen die Informationsverarbeitung leichter und verbessern die Kommunikation deutlich. Durch Filter und Regeln werden E-Mails automatisch in die vorgesehenen Ordner sortiert, sodass der eigentliche Posteingang nicht länger überflutet wird. Das ist vor allem angesichts von Verteilerlisten wichtig, die für unterschiedliche Personenkreise genutzt werden. „Verteilerlisten sind Fluch und Segen zugleich“, meint Christopher Lorenz, Chief Technology Officer der ITIS AG. Denn einerseits erhalten Mitarbeitende alle Informationen, die sie betreffen, andererseits nimmt die Zahl an Nachrichten dadurch aber auch zu. Zudem steckt nicht hinter jeder E-Mail für jeden Mitarbeitenden auch eine konkrete Aufgabe, sondern ist für viele Empfänger tatsächlich als reine Information gedacht. 

Dank Filtern und Regeln werden die Nachrichten geordnet und priorisiert, die Nutzenden behalten den Überblick über die eingegangenen Informationen und können ihre Arbeitszeit effektiv nutzen: „Mitarbeitende können sich mit den neuen Nachrichten in den einzelnen Ordnern zu festen Zeiten beschäftigen und arbeiten dann fokussiert“, beschreibt der IT-Experte. Gedanklich müssen sie dann nämlich nicht mehr zwischen den unterschiedlichen Inhalten der vielen Nachrichten hin- und herspringen und werden nicht mehr aus ihrer aktuellen Tätigkeit herausgerissen.