5 Tipps, wie Meetings produktiver gestaltet werden können

Oft ziehen sich Meetings. Hier schweift eine Mitarbeiterin vom Thema ab und da kommt ein Kollege nicht zum Punkt. Was hier hilft: Weniger Zeit für das Meeting einplanen als eigentlich notwendig. Statt das Meeting nach einer Stunde völlig ausgelaugt zu verlassen, ist es oft sinnvoller, die Besprechung auf nur 45 Minuten anzusetzen und diese wirklich produktiv auszunutzen – denn oft reicht die Konzentration sowieso nicht für eine längere Zeit. Auch ein Kurzmeeting, ein sogenannter “Huddle”, kann eine gute Alternative zum zähen Meeting sein. Darunter versteht man eine kurze, zehnminütige Absprache im Stehen, um zu klären, an welchem Punkt die Kolleginnen und Kollegen gerade stehen. Das kann drei- bis fünfmal pro Woche wiederholt werden und Teams enormen Schwung verleihen.

In vielen Meetings sitzen Personen, die eigentlich nicht unbedingt dabei sein müssten. Deshalb ist es wichtig, bei der Planung der Teilnehmenden eines Meetings genau zu planen, wer für welche Dauer wirklich erforderlich ist. Wer kann wirklich aktiv einen inhaltlichen Beitrag zur Besprechung beitragen? Manchmal kann es sinnvoll sein, dass Personen nur am Anfang oder am Ende dabei sind. Und in vielen Fällen reicht auch einfach mal eine E-Mail im Nachgang an alle Mitarbeitenden, um sie über die Ergebnisse zu informieren.

Der Beginn eines Meetings hat einen bedeutenden Einfluss auf die Kreativität, Ideenentwicklung und Atmosphäre. Denn unsere Leistungsfähigkeit hängt auch von unserer Stimmung ab. Deshalb kann ein gelungener Start beispielsweise mit einer Art „TaDa-Runde“ beginnen, in der etwas Positives genannt wird, sei es ein Kundenlob oder kleine Erfolge. Natürlich können später immer noch Probleme und Herausforderungen besprochen werden, aber zu Beginn ist es ratsam, den Fokus auf das zu richten, was gut gelaufen ist.

In vielen Meetings gibt es eine festgelegte Sitzordnung, die auch die Hierarchie widerspiegelt. Menschen, die nebeneinander sitzen, neigen dazu, einander häufiger zuzustimmen. Deshalb ist es sinnvoll, sowohl den eigenen Sitzplatz regelmäßig zu verändern, als auch die Kolleginnen und Kollegen dazu zu motivieren. Auch kann es hilfreich sein, einen leeren Stuhl als imaginären Platz für die Kundinnen und Kunden zu integrieren – das soll dabei helfen, die Kundenperspektive stärker einzubinden.

In Meetings gibt es Personen, die sich schnell und oft zu verschiedenen Themen äußern, während andere erst nach reiflicher Überlegung ihre Beiträge einbringen – diese sind dann aber nicht weniger wertvoll. Eine praktische Möglichkeit ist daher, kurze Diskussionsrunden in das Meeting einzufügen, in denen jede und jeder kurz ihre und seine Meinung zu einem bestimmten Thema in ein oder zwei Sätzen äußern kann. Außerdem hilft es, gezielt Einzelpersonen anzusprechen, um ihre spezifische Meinung oder Sichtweise zu erfragen.