„Uns ist es wichtig, Geschäftsreisenden eine unkomplizierte und komfortable User-Experience zu bieten“

Nachdem Corona uns in eine Reise-Pause gezwungen hatte, ziehen nun sowohl private als auch Business-Reisen wieder an und befinden sich teilweise sogar wieder auf dem Vor-Corona-Niveau. Doch wie geht smartes Travel-Management heute? Dazu haben wir mit Veit Blumschein, dem CEO von Lanes & Planes gesprochen. Dies ist eine Plattform, mit der sich Unternehmen Reise- und Prozesskosten, Zeit und Nerven einsparen können.

Herr Blumschein, was muss der Arbeitgeber bei der Planung einer Geschäftsreise beachten? Was müssen die Arbeitnehmer:innen beachten?
Da gibt es tatsächlich einiges zu beachten, insbesondere aus rechtlicher Sicht. Arbeitgeber haben eine Fürsorgepflicht, was bedeutet, dass sie ihre Mitarbeiter vor möglichen Gefahren während einer Geschäftsreise schützen und im Ernstfall auch erreichbar sein müssen, um Schaden abzuwenden. Gleichzeitig haben Arbeitnehmer eine Treuepflicht, sprich: Sie dürfen mit den Ressourcen des Unternehmens nicht etwa verschwenderisch umgehen und haben die Reiserichtlinien des Unternehmens zu beachten. Mittlerweile gibt es teils auch recht konkrete administrative Prozesse, welche sowohl die Arbeitgeber- als auch die Arbeitnehmerseite fordern. Hierzu zählen etwa die Prozesse für die A1 Bescheinigung, welche bei Reisen innerhalb Europas inzwischen verpflichtend ist und Reisenden unbedingt rechtzeitig vor Reiseantritt vorliegen muss. Alles in allem können Geschäftsreisen also durchaus mit einer ganzen Menge unübersichtlicher Bürokratie einhergehen. Dieser Umstand und insbesondere der Wille, das Geschäftsreisemanagement für Unternehmen mithilfe modernster digitaler Technologien radikal zu vereinfachen sowie deren Mitarbeitern angenehme und unkomplizierte Reisen zu ermöglichen, waren für Daniel und mich wesentliche Gründe, Lanes & Planes zu gründen.

Vor welchen Hindernissen stehen Unternehmen aktuell, wenn sie ein Reisemanagement-Tool einführen wollen?
Im Großen und Ganzen ist es insbesondere für kleinere Unternehmen in den letzten Jahren eigentlich deutlich leichter geworden, Reisemanagement-Tools einzuführen, was ein wirklicher Fortschritt ist. Es gibt inzwischen viele digitale Tools, die Unternehmen zu geringen Kosten und teils mit sehr überschaubarem Aufwand ausprobieren können, ohne sich gleich für mehrere Jahre vertraglich zu binden. Das hält das Risiko ganz gut in Grenzen. Mit steigender Unternehmensgröße wachsen dann in der Regel auch die Anforderungen an Tools und Software, zum Beispiel hinsichtlich der Abbildung von Genehmigungsprozessen und der Systemintegration. Hier ist es für Unternehmen wichtig, ganz klar vorab zu klären, inwieweit die Tools der Anbieter auf die Systemlandschaft der Kunden angepasst werden können.

Wieso braucht man überhaupt ein Reisemanagement-Tool?
Das ist eine spannende Frage, die von Unternehmen teilweise auch noch sehr unterschiedlich beantwortet wird. Das zeigt sich daran, dass die meisten Mittelständler im deutschsprachigen Raum bisher noch überhaupt kein professionelles Tool nutzen. Gleichzeitig merken wir, dass gerade seit dem Ende der Pandemie ein richtiger Hype stattfindet, weil immer mehr Unternehmen merken, dass sie ihre Prozesse – und dazu gehören auch die Reise- und Abrechnungsprozesse – professionalisieren müssen. Professionalisieren bedeutet zumeist vor allem: Vereinfachen, harmonisieren und natürlich digitalisieren. Vermehrt kommen also Unternehmen zu dem Schluss: Ja, ein professionelles Tool ergibt Sinn. Warum das so ist, dazu gibt es mehrere Perspektiven: Für das Management eines Unternehmens stehen natürlich oft die Kosten im Mittelpunkt. Neben Zugang zu günstigen Tarifen sind es vor allem auch deutlich schlankere und robustere Prozesse, die bei mittelständischen Unternehmen durchaus Einsparungen von 30% der gesamten Reisekosten ermöglichen können, wenn man die direkten und indirekten Kosten gesamthaft betrachtet. Das gilt insbesondere, wenn es gelingt, eine digitale End-to-End-Lösung zu implementieren, die alle Prozesse von der Reisegenehmigung, über die Buchung, bis hin zur Abrechnung ganzheitlich abbildet. Woher wir selbst aber eigentlich herkamen, als Daniel und ich Lanes & Planes gegründet haben, war die Perspektive der Reisenden: Aus deren Sicht ist es einfach unglaublich nervig und lästig, dass Geschäftsreisen oft noch immer viel umständlicher sind als private Trips und Urlaube. Bei Lanes & Planes ist es uns daher wichtig, Geschäftsreisenden eine unkomplizierte und komfortable User-Experience zu bieten – Vor, während, und auch noch nach ihrer Reise, wenn etwa wieder die Reisekostenabrechnung ansteht.

Wie kommt es, dass die Zahlen der Geschäftsreisen wieder steigen, obwohl sich digitale Meetings bewiesen haben?
Den Trend haben wir in der Tat schon sehr früh buchstäblich am eigenen Leib gespürt: Während der Gesamtmarkt für Geschäftsreisen in Summe inzwischen wieder bei bei ungefähr 90% des Vor-Corona-Niveaus von 2019 steht, hat sich das über Lanes & Planes abgewickelte gesamte Buchungsvolumen noch in 2022 mehr als verdreifacht und inzwischen mehr als verfünffacht gegenüber 2019. Das ist bei uns durch unser starkes Wachstum natürlich auch eine spezielle Situation. Aber dennoch: Die Menschen merken, dass persönliche Treffen in vielerlei Hinsicht eben doch effektiver sind und eine bessere Atmosphäre ermöglichen, um wichtige Themen zielführend zu besprechen. Da ist dann eine Geschäftsreise trotz der Reisezeit oft effizienter, als mehrere virtuelle Meetings, bei denen am Schluss nicht viel herumkommt. Das gilt insbesondere bei kritischen und komplexen Themen, oder auch für den Fall, dass sich die Beteiligten zuvor noch nie persönlich kennengelernt haben. Bei einigen unserer Kunden ist es allerdings auch schlicht und ergreifend so, dass Reisen unumgänglich sind: Wenn unser Kunde Enpal beispielsweise Solaranlagen installiert, dann geht das natürlich nur vor Ort. Zudem ist ein spannender Trend, den wir seit einiger Zeit im Buchungsverhalten vieler Kunden beobachten, dass die New Work Arbeitswelt neue Anlässe für Geschäftsreisen schafft: Da viele Mitarbeiter vermehrt von zu Hause oder an unterschiedlichen Standorten arbeiten, gibt es zunehmend Bedarf für firmeninterne Reisen, beispielsweise zur temporären Co-Location, für Team Events oder auch für Mitarbeiter-Retreats.

Was unterscheidet euer Tool von anderen, ähnlichen Tools?
Bei Lanes & Planes war uns von Anfang an wichtig, dass wir unseren Kunden eine digitale Lösung zur Verfügung stellen, bei der das Travel- und Expensemanagement aus einer Hand kommt und keine Systembrüche mehr entstehen. Dieser gelebte End-to-End Gedanke vermeidet Datenverlust und Unstimmigkeiten zwischen Systemen, schafft aber auch absolute Transparenz über alle Reiseaktivitäten eines Unternehmens. Auch haben wir uns dafür entschieden, neben der digitalen Plattform auch ein kompetentes Support-Center mit Fachkräften in München zu betreiben, damit unsere Kunden gerade bei kurzfristigen Änderungen des Reiseplans unmittelbar auf hochqualifizierte Ansprechpartner zurückgreifen können. In Zeiten von gehäuften Flugverspätungen und -ausfällen hat sich das absolut bewährt. Was Lanes & Planes darüber hinaus einzigartig macht, ist die bewusste Fokussierung auf ausgewählte Geschäftsreisemärkte statt dem Versuch, alle Märkte gleichzeitig mit einer breiten Commodity-Lösung abzudecken. Statt also weltweit eine suboptimale Lösung anzubieten, fokussieren wir uns im ersten Schritt darauf, Unternehmen mit Hauptsitz im deutschsprachigen Raum eine durchdachte und technisch ausgereifte Lösung zur Verfügung zu stellen, die den speziellen Anforderungen sehr gut gerecht wird, weil sie z.B. das Spesenabrechnungen und Mehrwertsteuer-Rückerstattungen unkompliziert und rechtskonform abwickelt. Selbstverständlich werden wir Stück für Stück auch weitere Märkte erschließen. Aber wir machen das eben bewusst selektiv und nur dann, wenn die Qualität unseres Offerings darunter nicht leidet. Dadurch, dass der DACH-Markt durch die Vielzahl an mittelständischen Unternehmen ein riesiges Volumen hat – laut dem Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) um die 50 Milliarden Euro jährlich, stellt dieser Fokus auch überhaupt keine Limitierung für uns als Unternehmen dar.

Welche Vorteile bringt das Tool mit sich?
Lanes & Planes bündelt alle Aktivitäten einer Geschäftsreise von der Genehmigung, Planung, Durchführung und Abrechnung in einer zentralen Anwendung. Das spart nicht nur Zeit und Prozesskosten, sondern macht es für Geschäftsreisende ungleich komfortabler, zumal sie während ihrer Reisen über unsere App jederzeit unkompliziert ihren Reiseplan einsehen und ändern können. Zudem haben unsere Kunden über die Lanes & Plattform Zugriff auf Europas umfangreichstes Geschäftsreiseinventar, sodass Flüge, Bahntickets, Mietwagen und Hotels jeweils verlässlich verglichen und zu den attraktivsten Konditionen gebucht werden können. Weiter erhalten unsere Kunden eine aggregierte Rechnung von Lanes & Planes statt diverse Einzelrechnungen verschiedener Anbieter. Abweichende Rechnungsbeträge und umständliche Korrekturen fallen damit weg. Schließlich ermöglichen wir es, dass unsere Kunden sich die Mehrwertsteuer unkompliziert rückerstatten lassen können. Das ist ein nicht zu vernachlässigender Hebel für Einsparungen, den die meisten Unternehmen vor der Nutzung von Lanes & Planes nicht erschließen können.

Wie kann das Tool auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens eingehen?
Wir haben Lanes & Planes genau so modular aufgesetzt, dass die Bedürfnisse unterschiedlicher Unternehmen jeweils Berücksichtigung finden können. So wird beispielsweise während jeder Reisebuchung oder -aktualisierung über die Lanes & Planes Web- oder App-Anwendung sichergestellt, dass die Reiserichtlinien und Freigaben des Unternehmens eingehalten werden. Ferner ist die reibungslose Integration der Lanes & Planes Plattform in die System-Infrastrukturen unserer Kunden für uns das A und O. Aus diesem Grund sind wir dieses Jahr auch eine strategische Partnerschaft mit der All for One Group eingegangen, die seit Jahren zu den führenden ERP- und SAP-Beratungen Deutschlands gehört. Diese Partnerschaft hilft uns sehr dabei, auch auf die individuellen Anforderungen von großen Unternehmen mit komplexen Bestandssystemen bedarfsgerecht einzugehen.

Wird auf der Plattform auch nachhaltiges Reisen berücksichtigt?
Absolut, da führt auch aus meiner Sicht gar kein Weg mehr dran vorbei. Die Grundvoraussetzung für Verbesserungen im Sinne der Nachhaltigkeit ist natürlich, einen vollständigen Überblick über den gesamten ökologischen Fußabdruck der Reisen zu erhalten. Viele Unternehmen, die auf uns zukommen, haben durchaus eine hohe Nachfrage und Bereitschaft, sich nachhaltiger auszurichten, aber ihnen fehlt die notwendige Transparenz und damit der Überblick über die ökologischen Kosten, die sie verursachen. Genau diese gesamthafte Transparenz können wir über unsere Plattform bei Lanes & Planes bereitstellen, denn über die Plattform haben unsere Kunden auch die Möglichkeit, CO2-Reports mit detaillierten Auswertungen zu den Geschäftsreisen ihrer Mitarbeiter abzurufen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten, bis hin zur vollständigen Kompensation.