„This meeting could have been an email“: Im Büro effizient kommunizieren

ein Gastbeitrag von Christoph Magnussen, CEO der New-Work-Beratung Blackboat

Der Wunsch nach effizienterer Kommunikation treibt nahezu alle Menschen in ihrem Business-Alltag um. Zu viele unnötige Meetings rauben die Zeit, in der man wirklich etwas schafft. Dabei geht es mit wenigen Tricks besser.

Wer kennt es nicht? Nach zwei Stunden verlässt man das Meeting und hat doch nicht so wirklich etwas mitgenommen. Eine Studie von Kantar zeigt: Fast jedes zweite Meeting wird als unnötig empfunden. Knapp 60 Prozent der Befragten gaben an, dass sie stattdessen Text-, Sprach- oder Video-Nachrichten präferieren.

Sollten wir also Meetings ganz abschaffen und nur noch Mails schreiben? Natürlich nicht. Es gibt nicht das eine perfekte Standard-Tool für alle Situationen. Vielmehr müssen wir uns, bevor wir bestimmte Kommunikationswege nutzen, mit der Art der Kommunikation – und auch der menschlichen Natur – auseinandersetzen.

Denn: Wir lesen durchschnittlich viermal schneller als wir schreiben und sprechen doppelt so schnell wie wir hören und verstehen. So wird deutlich, dass sich nicht alle Kommunikationswege für jede Situation eignen.

Ein Gedankenexperiment

Wir befinden uns in einem Meeting, was in jedem Unternehmen so stattfinden kann. Das Meeting wurde schlecht vorbereitet, weil Inhalte aufzuschreiben eben lange dauert und die Zeit zur Vorbereitung knapp war.

So kommt es, dass schnell geredet wird, um mit dem Inhalt durchzukommen – gleichzeitig brauchen die anderen Meetingteilnehmer:innen aber doppelt so lange, den gleichen Inhalt zu verstehen. Das frustriert, man schaltet ab und vóila: man hat ein Meeting, das eine E-Mail hätte sein können.

Hätten sich alle vorab vorbereitet und Zeit gehabt, sich Inhalte in Ruhe durchzulesen – so wie es etwa bei Amazon seit Einführung der berühmten 6-Pager Meetings, zu denen vorab ein Briefing auf sechs Seiten erfolgt –, sähe das Ganze vielleicht ganz anders aus und man hätte im Meeting Zeit und vor allem die Gehirnkapazitäten, konkrete To-Dos gemeinsam zu besprechen und Projekte so schon direkt im Meeting voranzutreiben.

Diese Situation soll verdeutlichen: Unser Gehirn verarbeitet Informationen unterschiedlich schnell. Und genau daran müssen die Kommunikations-Tools angepasst werden.

Wie geht es nun besser? Die Kollaborationsmatrix

Die Prämisse von guter Kollaboration ist also gute Kommunikation. Wie legt man nun aber fest, wann eine E-Mail geschickt wird und wann ein Meeting besser ist? Orientierung bei der Entscheidung bietet eine Kommunikationsmatrix.

Die Matrix zeigt die besten Situationen und die ideale Szenerie für asynchrone und synchrone Kommunikation und soll bei der Entscheidung helfen, ob man eine Information lieber abtippt oder doch besser zum Hörer greift.