Tipps, wie die Urlaubsvertretung nicht zum Büro-Albtraum wird

Sommerzeit ist Urlaubszeit. Nicht selten verlässt der Großteil des Teams gleichzeitig die heiligen Bürohallen und man sitzt in abgespeckter Formation vor dem Ventilator – und einem Haufen To-Dos.

Denn meistens sind die Aufgaben der Urlauber:innen nicht mit einer witzigen Abwesenheitsnotiz abgetan. Also versucht man sein Bestes, alles unter einen Hut zu bringen. Vertretung heißt schließlich Vertretung. Oder? Muss man die Aufgaben anderer übernehmen? In welchem Umfang? Wie koordiniert man das? Fragen über Fragen.

So viel vorab: Als Urlaubsvertretung sollte man einen Blick auf den Aufgabenbereich der Person haben, die im Urlaub ist. Im Vordergrund steht die Frage, was können meine Team-Kolleg:innen neben ihrer alltäglichen Arbeit leisten? Ist das geklärt, gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Der Klassiker: Die Übergabe

Eine Übergabe per Mail mit einer Übrsicht, welche Aufgaben während des Urlaubs anfallen, welche gemacht werden müssen und in welchem Umfang und was liegen bleiben kann. Natürlich kann man niemanden eins zu eins vertreten. Das geht allein aus zeitlichen Gründen nicht. „Aber dafür zu sorgen, dass sich niemand vernachlässigt fühlt, reicht in Projekten oft schon aus, um Urlaube zu überbrücken“, sagt Tobias Hagenau, Gründer von hqlabs.

Hat man eine feste Person oder ein festes Team, das die Urlaubsvertretung übernimmt, können folgende Tipps helfen. Eine Übergabe klingt zunächst einfach, man kann aber schnell wichtige Punkte vergessen, weil die eigenen Aufgaben selbstverständlich scheinen. Dana Fleschner, Head of Human Resources beim Berliner Startup Auto1 FinTech, rät: „Alle Deadlines sollten klar definiert sein und die Verantwortlichkeiten transparent benannt werden.“

Dreht doch mal Videos

Außerdem kann man für die Zeit der Abwesenheit die Vertretung unterstützen. Entweder, indem man Aufgaben und Zuständigkeiten in einem digitalen Tool festhält oder man fährt die persönliche Schiene. „Haltet in kurzen Videos eure Abläufe fest, erstellt Seiten mit euren Vorlagen und eurem Wissen. Geht die Aufgaben vorab gemeinsam durch, um sie praktisch zu üben“, sagt Fleschner. „Verbinde die Teammitglieder und auch externe Parteien mit internen, um dort keine Friktionen oder Überraschungen zu erzeugen.“

Keine Last, sondern Chance

Wichtig ist zudem auch, die Erwartungshaltungen an die Übergabe vorab abzuklären. Auch die eigene Einstellung zur Urlaubsvertretung kann die Übernahme zusätzlicher Aufgaben etwas erleichtern. „Eine Urlaubsvertretung zu übernehmen ist immer auch als Chance zu verstehen. In dieser Situation kann man als Mitarbeiter:in zeigen, dass man auch in fremden Bereichen Kompetenzen besitzt und ein guter Team Player ist“, sagt Allan Grap, Geschäftsführer der Agentur Bettertrust.

Übrigens empfiehlt es sich auch, dass die Vertretung nach dem Urlaub eine Übergabe mit dem aktuellen Status Quo schreibt. So hat die Person, die aus dem Urlaub kommt, gleich einen Überblick, welche Aufgaben Prio haben und welche erledigt wurden. Hat den Vorteil, dass die Person schneller wieder in den Joballtag reinkommt.

Der New-Work-Ansatz: Offene Arbeitsschritte

Ein maximal transparenter Workflow. Am besten organisiert man sich über ein Tool wie Asana oder Trello und macht transparent, wer wann an welcher Aufgabe arbeitet, was noch geplant ist. So macht es Simon Machowiak mit seinem Team. Er ist Brand und Communications Manager bei Etribes. „Somit kann dann auch jeder entscheiden, ob die mögliche ‚Mehrarbeit‘ noch auf seinen eigenen Tisch passt“, sagt Machowiak.

Diese Transparenz macht es dem Team möglich, sich zu koordinieren und abzusprechen. Ein gemeinsames Werkzeug zur Ressourcenverteilung und Planung hat einen weiteren Vorteil: die Routine. „Dann ist das Koordinieren gar nichts Besonderes mehr, sondern ein Teil des normalen Arbeitsprozesses“, sagt Hagenau.

Auch bei Appinio basiert die Urlaubsvertretung eher auf Arbeitsroutine. Eine Standardverteilung von Aufgaben sieht CEO Jonathan Kurfess nicht als zielführend. Das Team managt sich selbst. „Als Verantwortliche:r muss man sich im Vorfeld Gedanken machen, in welchem Umfang und von wem die eigenen Themen während des Urlaubes übernommen werden können“, sagt Kurfess.

Der Teamspirit in Sachen Urlaubsvertretung funktioniert laut Kurfess: „Jedes Team findet dabei ganz individuelle und faire Lösungen. Dass während eines Urlaubes beispielsweise wenige die ganze Arbeit machen müssen, kommt bei Appinio glücklicherweise nicht vor.“

Vertrauen ins Team haben

Bei Transparenz weiß das Team, welche Aufgaben wichtig sind und kann sie priorisieren. Wichtig ist, dass man Vertrauen in die Kolleg:innen hat. Jannis Johannmeier, CEO von The Trailblazers, wird da von seinen Co-Foundern unterstützt. „Sie gehen jetzt in den Lead bei bestimmten Themen entlang ihrer individuellen Stärken und nicht danach, was ich vielleicht übergeben habe. Es sollte doch genau so nicht sein, dass man den Mist irgendwie vor dem Urlaub noch ins Team drückt.“ Heißt: Werden Aufgaben übernommen, muss man die Kolleg:innen sie auf ihre eigene Art und Weise erledigen lassen.

„Das Team ist auch ohne mich in der Lage Prioritäten in ‚To-Dos‘ zu erkennen und eigenständig und eigenverantwortlich zu entscheiden, wie sie damit umgehen. Das sollte ich als CEO nicht machen“, sagt Johannmeier. „Ganz ehrlich: Wer eine Urlaubsvertretung wirklich richtig vorbereiten muss, ist ziemlich sicher vorher schon nicht wirklich transparent genug gewesen. Denn wer stets offen seine Arbeitsschritte sichtbar macht, gegenüber Team und Partner:innen, der muss nicht Stunden in eine Übergabe stecken und muss sich vor allem keine Sorgen machen, dass im Urlaub etwas schief geht. “