Zeitmanagement-Profi rät: „Beschäftigt euch nicht, sondern seid produktiv“

Autor, Verleger und Blogger Tim Reichel beschäftigt sich seit Jahren mit Zeitmanagement. Er verrät, wie man Prios setzt und den Bullshit ausblendet.

Herr Reichel, Ihr neues Buch heißt „Busy Is the New Stupid“. Warum brüsten sich so viele damit, am Anschlag zu sein?

Ich glaube, das ist eine Mentalitätsfrage. Es kommt darauf an, wie das Umfeld eingestellt ist. Grundsätzlich ist es gerade im deutschsprachigen Raum so, dass man immer irgendwas zu tun haben muss. Man brüstet sich damit, wie wenig man geschlafen und wie viel man gearbeitet hat. Man kommt krank zur Arbeit, um noch mehr zu schaffen, um sich zu zeigen, um sich zu vergleichen. Denn man möchte nicht als faul gelten. Ich will auch gar nicht sagen: Leute, werdet faul. Ich will sagen: Beschäftigt euch nicht, sondern seid produktiv. Verbringt eure Zeit nicht mit Sachen, die euch nicht weiterbringen. Gerade im jetzigen Zeitalter, wo wir wahnsinnig viele Informationen zur Verfügung haben, uns jeden Tag unglaublich viele Möglichkeiten offenstehen, müssen wir jeden Tag aufs Neue entscheiden: Was ist wirklich wichtig?

Jemand, der busy ist, ist also nicht produktiv?

Wenn ich busy bin, mache ich einfach irgendwas. Das ist ein stupides, unreflektiertes Abarbeiten irgendwelcher Aufgaben. Zum Beispiel Papiere sortieren, seinen Desktop aufräumen oder im Internet nach Hintergrundinformationen recherchieren, die man eigentlich gar nicht braucht. Wenn ich hingegen produktiv bin, mache ich mir einen Plan: Schritt 1, Schritt 2, Schritt 3. Dann gebe ich dem Ganzen noch eine Deadline, arbeite das ab und bin nach einer Stunde fertig – wofür ich sonst, ohne dieses strukturierte, konzentrierte Vorgehen, fünf Stunden gebraucht hätte. Der Unterschied liegt darin, wie ich arbeite und mit welchen Sachen ich mich beschäftige.

Wie tappt man nicht in die Beschäftigungsfalle?

Es gibt da verschiedene Strategien. Aus meiner Sicht ist der erste Schritt, sich darüber bewusst zu werden: Was will ich eigentlich erreichen? Danach kann ich versuchen, meinen Tag zu strukturieren. Eine To-do-Liste schreibt sich fast jeder, nur ist die selten bewertet. Also: Was ist die wichtigste Aufgabe, was ist die zweitwichtigste? Und dann einen Plan machen: Wann erledige ich das? Wie blocke ich die Zeit, damit mich niemand stört? Wie blende ich Ablenkungen aus? Und wie setze ich mich bewusst zur Wehr, wenn jemand meine Zeit in Anspruch nimmt?

Und wie gelingt all das?

Ein gutes Mittel, um die ersten kleinen Verhaltensmuster der Beschäftigungsfalle zur unterbrechen, ist eine Not-to-do-Liste, also eine Liste mit Dingen, die ich auf keinen Fall tun will: „Ich werde nicht, bevor ich mit der wichtigsten Aufgabe fertig bin, ans Telefon gehen. Ich werde nicht, bevor ich mit der zweitwichtigsten Aufgabe fertig bin, meine E-Mails checken.“ Es hilft auch, sich regelmäßige Erinnerungen ins Smartphone zu programmieren, sodass man, falls man sich doch hat ablenken lassen, daran erinnert wird, dass man ja eigentlich fokussiert arbeiten wollte.

Das heißt, für hohe Produktivität braucht es weit mehr als gutes Zeitmanagement?

Ja, man muss deutlich radikaler sein. Schließlich werden die Ablenkungen und Störfaktoren auch immer stärker, immer schlimmer, immer interessanter. Um dem zu entgehen, müssen wir radikalere Prioritäten setzen, sei es, nicht ans Telefon zu gehen, das E-Mail-Programm zu schließen oder sich vom WLAN zu trennen.

Könnte allerdings schnell zu Unmut im Office führen.

Klar, falls ich Angestellter bin und nicht ans Telefon gehe, wenn meine Chefin anruft, dann bekomme ich Ärger. Wenn ich aber mein Telefon lautlos schalte und alle halbe Stunde zurückrufe, dann könnte es funktionieren. Es wird von mir auch nicht erwartet, dass ich innerhalb von zwei Minuten auf eine E-Mail antworte. Oder sofort aufspringe, wenn eine Kollegin auf dem Flur ruft: „Kannst du mir mal kurz helfen?“ Ich möchte in meinem Buch beides zeigen: wie man sich auf der einen Seite abkapselt, aber auch, wie man das entsprechend kommuniziert. Es gibt ein ganzes Kapitel zum Thema Neinsagen, wo ich ganz konkret beschreibe, wie man mit seiner Chefin, mit seinen Kolleg*innen oder mit Partner*innen redet und verhandelt, um die eigene Zeit zu beschützen. Wenn man gut argumentiert, funktioniert das.

Das klingt zugegeben wie viele andere Produktivitätsratgeber. Was lernt man in Ihrem Buch darüber hinaus?

Mein Buch ist eine umfassende Zusammenstellung von vielen verschiedenen Methoden aus der Zeitmanagement-Klassik sowie aus der modernen Literatur. Einerseits geht es um: Wie werde ich schneller, wie werde ich fokussierter, wie schirme ich mich gegen Ablenkungen ab? Aber es ist kein klassischer Business-Ratgeber, denn ich möchte nicht, dass meine Leserinnen und Leser das anwenden, um so noch mehr Arbeit in ihren Tag zu packen. Ich beschreibe, und das ist der große Unterschied, wie man die neu gewonnene Zeit nutzen kann, um nachzudenken, um zu reflektieren, um sich weiterzuentwickeln. Um neue Ideen und Inspiration für sein Leben zu finden. Damit es spannend und aufregend bleibt und man langfristig glücklicher und erfolgreicher ist. Das ist der größte Mehrwert.