Mit diesen fünf Tipps bleibt ihr sowohl im Büro als auch im Homeoffice mit dem Team connected

1. Status-Update

Ist das Team auf mehrere Abteilungen verteilt oder sogar auf mehrere Orte, ist es gar nicht so einfach, den Überblick darüber zu behalten, welche To-Dos bei den anderen momentan anstehen. Hierfür eignen sich regelmäßige Status-Updates. So hält man sich gegenseitig auf dem Laufenden, weiß, woran die Kolleg*innen arbeiten und wer sich für die eigenen Belange als Ansprechpartner*in eignet. Ob die Updates in kurzen Face-to-Face-Meetings stattfinden oder per Video-Check-in, muss von der Teamstruktur abhängig gemacht werden. Wichtig ist, dass sie regelmäßig an einem festen Tag und zu einer festen Uhrzeit stattfinden.

2. Einigt euch auf ein Kommunikations-Tool

Klingt banal, ist aber gar nicht so selbstverständlich, wie man meinen möchte: Schafft auf Plattformen wie Microsoft Teams oder anderen Chat-Tools eurer Wahl, unterschiedliche Channels zur Kommunikation. Achtet darauf, dass die Channels gut strukturiert sind und nur Personen in ihnen vertreten sind, die es auch betrifft. Je nach Angelegenheit kann man auch den Direktchat nutzen. So lassen sich Dinge in Kürze absprechen und man spart sich einen E-Mail-Overkill.

3. Video killed the Radio Star

Klar kann man sich per Telefon zum Meeting einklinken, wenn man im Homeoffice oder im Gebäude einen Kiez weiter ist, allerdings ist es ratsamer, eine Videokonferenz zu schalten. Dabei sollte jeder vor seinem eigenen Rechner sitzen, damit auch die Abwesende Person alle Teammitglieder sehen kann. Üblicherweise wird sonst nur der Mitarbeitende, der nicht gerade persönlich dabei sein kann, auf Großleinwand projiziert und wird von den anderen angestarrt.

Körpersprache und Mimik sind aber wichtige Bestandteile für eine effektive Kommunikation und um mögliche Missverständnisse zu vermeiden. Deswegen reichen das Schreiben im Chat oder Telefonieren auf lange Sicht nicht aus und man sollte sich zu Gesicht bekommen.

4. Zugriff für alle

Je nach Aufgaben und Projekten, bietet es sich an, Dokumente zu erstellen, an denen parallel gearbeitet werden kann. Die bekanntesten Tools dafür sind wohl GoogleDocs und Microsoft Teams. Der Vorteil: Man sieht in Echtzeit, welche Ideen die Kolleg*innen haben, was sie gerade konkret bearbeiten und kann das Ganze kommentieren. Dadurch lässt sich die ein oder andere Kommunikationsschleife sparen. Im Übrigen bietet es sich an, derartige Sheets oder Präsentationen nach Fertigstellung bei Dropbox oder Google Drive abzuspeichern, damit alle aus dem Team Zugriff darauf haben.

5. Digitales Projektmanagement

Manchmal ist die beste Kommunikation, diejenige, bei der man nicht mehr viel hin und her schreiben muss, sondern alles komplett von einer Person verwaltet wird. Hierfür eignen sich Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello – aber auch Microsoft Project und Microsoft Planner – bei denen einzelne Sektionen und Boards erstellt werden können und sich Aufgaben schriftlich definieren und verteilen lassen. So gibt es keine Missverständnisse über Zuständigkeiten und alle aus dem Team haben einen Überblick über die anstehenden To-Dos.

Generell gilt: Wer mit seinem Team connected bleiben will, muss sich an die abgemachten Kommunikationsregeln und -strukturen halten, damit man gemeinsam an den Zielen arbeiten kann. Amen.