Office-Hacks: Fünf Tipps, wie die Projektübergabe klappt

Ganz egal, ob du nur für ein paar Wochen in den Urlaub fährst, ein Sabbatical nimmst oder das Unternehmen ganz verlässt: bevor du deine Kollegen*innen alleine lässt, solltest du sie über anfallende Aufgaben während deiner Abwesenheit informieren und eine*n Vertreter*in festlegen. Denn wenn du mit gutem Gewissen in deine freie Zeit gehen und dir keinen Kopf um die Arbeit machen möchtest, solltest du deine Projekte in guten Händen wissen. Damit deine nächste Übergabe – ob für eine Auszeit, oder den neuen Job – reibungslos verläuft, haben wir hier fünf Tipps für dich.

Ein Genie beherrscht das Chaos – nicht

Der erste Tipp gilt nicht nur für Übergaben, sondern hilft dir auch sonst effektiver zu arbeiten: Sorge dafür, dass dein Laptop und Arbeitsplatz aufgeräumt und geordnet sind. Das hilft dir bei einer Übergabe deinem*er Kollegen*in schnell zu erklären, wo er wichtige Dateien und Notizen findet. Wenn du von Anfang an eine Struktur in deinen Ordnern festlegst, spart dir das die Arbeit, kurz vor Übergabe alle Dinge zu suchen. Achte also am besten immer auf einen strukturierten Arbeitsplatz.

Deine Zugangsdaten weitergeben

Ach, wie schön die Zeit doch war, in der du noch nicht hunderte Passwörter wissen musstest, weil alles analog lief. Da in Unternehmen mittlerweile aber vieles digital abgewickelt wird, solltest auch du im 21. Arbeitsjahrhundert ankommen. Und deinem*er – hoffentlich vertrauenswürdigem*er – Vertreter*in deine Online-Zugänge mitteilen, oder auf anderem Wege dafür sorgen, dass er*sie auf alle wichtigen Nachrichten und Daten während deiner Abwesenheit zugreifen kann.

Stell dein Team vor

Mit einem komplett fremden Team zu arbeiten, fällt den meisten Leuten nicht so leicht. Damit dein*e Vertreter*in oder Nachfolger*in sich direkt auf seine*ihre neuen Aufgaben konzentrieren kann, solltest du ihm*ihr vor deiner Abreise dein Team vorstellen und ihm*ihr wichtige externe Kontaktdaten zukommen lassen. Außerdem solltest du auch deinen externen Kontakten mitteilen, wer während deiner Abwesenheit ihr Ansprechpartner im Unternehmen sein wird.

Die täglichen To-dos

Neben den verschiedenen Projekten, die du deinem*r Vertreter*in erklären musst, solltest du ihm*ihr auch eine ToDo-Liste schreiben, die deine täglichen Aufgaben klar machen. Stelle sicher, dass dein*e Kollege*in genau weiß, was auf deinem Schreibtisch täglich an Aufgaben anfällt und bei welchen Meetings er*sie anwesend sein soll. Wenn ihr genug Vorlaufzeit habt, kann dich dein*e Vertreter*in ein paar Tage begleiten, um ein Gefühl für deinen Tagesablauf zu bekommen.

Halte deinen Boss auf dem Laufenden

Nicht nur dein*e Nachfolger*in sollte über deinen Arbeitsstand und deine laufenden Projekte Bescheid wissen, auch dein*e Chef*in solltest du darüber informieren. Vor deiner Abwesenheit, sollest du einer Führungsperson genau erklären, was du deinem*r Nachfolger*in während der Einarbeit gezeigt hast und was für Aufgaben du ihm*ihr übertragen hast. So kann im Zweifel dein*e Chef*in deinem*r Vertreter*in unter die Arme greifen, falls es anfangs noch Probleme geben sollte.