Wie Teams mit klarem Ziel, Struktur und Verantwortung besser geführt werden können

Um Ziele im Team effektiv zu erreichen muss während der Zusammenarbeit ausreichend Klarheit herrschen, so dass jeder Mitarbeiter seinen Aufgabenbereich kennt. Teams, in denen viel Unklarheit herrscht werden von unwichtigen Aufgaben abgelenkt, brauchen doppelt so viel Zeit und verpassen leichter Deadlines. Das kann dazu führen, dass Termine verschoben werden müssen oder die Qualität darunter leidet.

Problem: Überkommunikation

Um das Chaos und die Verwirrungen zu bekämpfen “überkommunizieren” Kollegen und Kolleginnen in endlosen E-Mail-Schleifen, Chats und Meetings. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass eine systematisch geschaffene Klarheit fehlt. So können sie sich nicht auf die eigentliche Arbeit konzentrieren und müssen stattdessen jeden Tag Aufgaben neu definieren. Eine der wichtigsten Aufgaben einer Führungskraft ist es, dieses Chaos aus der Welt zu schaffen.

Leistungsstarke Teams müssen daher in drei Bereichen informiert sein: Über das Ziel, den genauen Plan und über die Verantwortungsbereiche.

1. Klarheit über das Ziel: Den Grund erklären

Es ist wichtig, dass jeder im Team das gemeinsame Ziel kennt und weiß, wie verschiedene Aufgaben mit der Zielerreichung zusammenhängen. Ein Marketer, der sich über die Ziele seiner Kunden klar ist, kann sich auch besser in seine Zielgruppe einfühlen. Noch wichtiger ist es für die Mitarbeitermotivation – sowohl für die individuelle als auch für die des gesamten Teams.

Viele gute Teams arbeiten für ein gemeinsames Ziel. Das sieht man unter anderem bei Google oder Meals on Wheels. Klarheit über das Ziel ist dann erreicht, wenn jedes Teammitglied diese beiden Fragen beantworten kann: „Wenn wir erfolgreich sind, wie wird unser Erfolg die Welt verändern?“ und „Wie trägt die individuell geleistete Arbeit direkt zu diesem Erfolg bei?“

2. Klarheit über den Prozess

Mit einer klar kommunizierten Absicht kennen Teams das Ziel. Mit einem klaren Plan wissen sie wie sie dorthin kommen. Der gemeinsam erstellte Plan schafft Gewissheit darüber, wie die Mission am besten zu erreichen ist.

Es gibt üblicherweise mehrere Ebenen in einer Klarheits-Pyramide, die nach dem Top-Down-Prinzip detailreicher werden. Die Pyramide könnte (abhängig von der Teamgröße und Umfang) folgendermaßen aussehen:

# Mission: Das ist das Ziel des Teams, das jeder kennen sollte.

# Strategie: Die Strategie besteht aus einer kurzen Erklärung des High-Level-Ansatzes, um die Mission zu erreichen. Sie besteht oft aus nur drei Punkten.

# Ziele: Hier sind mittelfristige (z. B. einjährige) und messbare Ziele gemeint.

# Die wichtigsten Ergebnisse: Dies sind kurzfristige (z. B. pro Quartal), messbare Ziele.

# Aufgaben: Hier sind die einzelnen To-dos, um das Projekt durchzuführen, gemeint. Es lohnt sich aufzuschreiben was bekannt ist und was als Nächstes ansteht, um so über die Voraussetzungen Bescheid zu wissen.

3. Klar definierte Verantwortungsbereiche

In einem Team herrscht Klarheit über die Verantwortungsbereiche, wenn jeder Mitarbeiter genau weiß, welche Rolle er bei der Umsetzung des Plans einnimmt. Auf grundlegender Ebene erfordert dies, dass jeder Teil des Plans – von einzelnen Aufgaben bis hin zu übergeordneten Zielen – genau einer direkt verantwortlichen Person zugewiesen ist.

Es können zwar ganze Teams an einer Aufgabe beteiligt sein, aber für jedes dieser Teams muss es einen direkt Verantwortlichen geben. Für jeden Verantwortungsbereich muss es außerdem eine klare Definition der genauen Aufgaben und Entscheidungsbefugnisse geben, so dass nichts ungeklärt bleibt.

Aufmerksam bleiben und fortlaufend aufklären

Es ist die Aufgabe einer Führungskraft nicht nur Klarheit zu schaffen, sondern fortlaufend aufzudecken, wo im Team Unklarheiten bestehen, um diese dann – eine nach der anderen – zu klären. Das funktioniert am besten, indem man Teamkollegen direkt Fragen stellt und ihre Fragen beantwortet. So kann geklärt werden welche Teile der Mission, der Strategie, des Plans oder der jeweiligen Rollen noch unklar sind und Irrtümer können aufgedeckt werden. Trotzdem muss man sich darüber bewusst sein, dass nur selten vollkommene Klarheit in Teams herrscht.

Klarheit dimensionieren

Je schneller ein Unternehmen wächst und je komplexer die Aufgabenbereiche werden, desto wahrscheinlicher ist es, dass keine Zeit bleibt, den Teams immer Übersichtlichkeit zu verschaffen. Doch es ist gerade dann noch wichtiger. Klarheit verbessert zum Einen die Fähigkeit Aufgaben zu lösen und sie bei Bedarf zu ändern und zum Anderen die Mitarbeiterzufriedenheit.

Aber: Es ist auch nicht erstrebenswert, alles immer aufzuklären. Auch bei unbekannten Zielen sollten Teams selbstständig arbeiten und Lösungen finden können. Deshalb sollten Personalverantwortliche Wert darauf legen, auch Mitarbeiter einzustellen, die mit Unklarheit umgehen können. Es wird nie vollkommene Klarheit herrschen, aber je mehr diese im Team geschaffen wird, desto mehr werden sich alle in die gleiche Richtung bewegen – selbst wenn der Weg nicht immer geradlinig ist.

Chris Farinacci ist Head of Business bei Asana und verantwortet das geschäftliche Wachstum und die Markteinführung. Das Unternehmen aus San Francisco bietet Management-Software, mit der Teams ihre Arbeit organisieren und effizienter gestalten können. Zu Kunden gehören unter anderem Zalando, Airbnb oder die NASA. Bevor er zu Asana kam, leitete er das globale Marketing für das Unternehmens- und Bildungsgeschäft von Google.