Work smarter: Insights aus der Wissenschaft zu mehr Produktivität

Schnel­ler, höher, weiter, besser – gut ist nie gut genug. Ob es um das Aus­se­hen geht, die Frei­zeit, die Ernäh­rung oder den Job, das Schlüs­sel­wort ​“Selbst­op­ti­mie­rung” beschreibt das Lebens­ge­fühl einer ganzen Gene­ra­tion. Und hat auch unsere Arbeit neu defi­niert.

Täg­lich lesen wir neue Listen, mit wel­chen ​“Tools” die ​„Top-Per­for­mer“ es ver­meint­lich schaf­fen, um 4:30 mor­gens joggen zu gehen und schon ihre ersten To-dos zu erle­di­gen bevor unser­eins über­haupt die Augen auf­macht. Wir haben uns einmal in der Wis­sen­schaft umge­schaut, welche Hilfs­mit­tel wirk­lich für einen pro­duk­ti­ve­ren – und ent­spann­te­ren – Arbeits­tag sorgen. Ohne bei Son­nen­auf­gang auf­ste­hen oder bis Mit­ter­nacht im Büro blei­ben zu müssen. Denn manch­mal gilt noch immer die alte Weis­heit: ​“Weni­ger ist mehr”.

Pro­duk­ti­vi­täts­kil­ler Stress – und was dage­gen hilft

Im Stre­ben nach höhe­rer Pro­duk­ti­vi­tät setzen wir uns immer mehr unter Stress. Und wer gestresst ist, kann tat­säch­lich kurz­zei­tig die Leis­tung stei­gern. Die kör­per­li­che Alarm­be­reit­schaft, die Stress aus­löst, diente schlu­eß­lich ursprüng­lich als lebens­ret­tende ​„fight or flight“-Reaktion in Bedro­hungs­si­tua­tio­nen. Mittel- und lang­fris­tig bewirkt Stress jedoch genau das Gegen­teil: Wer stän­dig unter Stress steht, wird weni­ger effi­zi­ent, denn wer öfter krank, über­mü­det oder unkon­zen­triert ist, kann unmög­lich dau­er­haft gute Leis­tun­gen erbrin­gen. Das heißt, im Dau­er­stress müssen wir, um die glei­chen Ergeb­nisse zu erzie­len, immer länger am Schreib­tisch sitzen.

Wie weit ver­brei­tet die kon­stante Über­las­tung ist, zeigt auch der aktu­ellste Stress­re­port der Bun­des­an­stalt für Arbeits­schutz und Arbeits­me­di­zin: In der Befra­gung unter 18.000 Arbeit­neh­mern gaben knapp sech­zig Pro­zent an, ver­schie­dene Auf­ga­ben gleich­zei­tig betreuen zu müssen. Fast jeder Zweite (44 Pro­zent) wird bei der Arbeit durch Stö­run­gen wie Tele­fo­nate oder E-Mails unter­bro­chen. Weil für 47 Pro­zent der Beschäf­tig­ten Ruhe­pau­sen nicht in den Arbeits­ab­lauf passen oder sie nach eige­nem Bekun­den zu viel Arbeit haben (38 Pro­zent), lässt jeder Vierte (26 Pro­zent) die Pause aus­fal­len.

Gerade das weit ver­brei­tete ​„Mul­ti­tas­king“ und der Ver­zicht auf Pausen senken die Leis­tung auf Dauer deut­lich. Meh­rere Auf­ga­ben auf einmal ver­brau­chen extrem viele Res­sour­cen – wie Arbeits­ge­dächt­nis und Kon­zen­tra­tion. Und um sich davon zu erho­len, braucht es aus­rei­chend Ruhe­zei­ten.

Acht­sam­keits­trai­ning – also Kon­zen­tra­ti­ons­übun­gen wie Medi­ta­tion – können Abhilfe schaf­fen. Sie trai­nie­ren ers­tens die Fähig­keit, sich voll und ganz auf die aktu­elle Auf­gabe zu kon­zen­trie­ren, und schaf­fen zwei­tens Zeiten, in denen das Gehirn ​“her­un­ter­fah­ren” kann, um wieder zu Höchst­leis­tun­gen fähig zu sein. Im Alltag ist eine erste Maß­nahme, auf regel­mä­ßige Pausen zu achten – denn die senken die Leis­tung nicht, son­dern stei­gern sie!

Regel­mä­ßige 5-Minu­ten-Pausen sind erhol­sa­mer als eine lange Mit­tags­pause

Pausen haben einen oft unter­schätz­ten Effekt auf die Pro­duk­ti­vi­tät. Dabei zeigt eine Studie, dass regel­mä­ßige Kurz­pau­sen am besten geeig­net sind – also fünf Minu­ten pro Stunde – und zwar jede Stunde. Dazu min­des­tens eine halbe Stunde Pause zur Mit­tags­zeit. So bleibt die Pro­duk­ti­vi­tät über den Tag gleich. Macht man hin­ge­gen die klas­si­sche lange Mit­tags­pause ohne kurze Pausen zwi­schen­durch, gleicht die Pro­duk­ti­vi­tät einer Berg- und Tal­fahrt: stän­di­ges Auf und Ab – mit einem rie­si­gen Tief um die sechste Arbeits­stunde.

Beson­ders erhol­sam sind übri­gens Pausen in der Natur. Sogar das Betrach­ten von Natur­bil­dern kann einen deut­li­chen Erho­lungs­ef­fekt erzie­len, belegt eine wei­tere Studie. Eine wei­tere effek­tive Ent­span­nungs­me­thode ist eine kurze Medi­ta­tion, die den Kopf frei macht und das Stress­le­vel her­un­ter­fährt.

Mit der Tomate zur Pro­duk­ti­vi­tät: Die Pomo­doro-Tech­nik

Ein wei­te­rer Weg, regel­mä­ßige Kurz­pau­sen zu eta­blie­ren und zwi­schen­durch kon­zen­triert zu ​“mono­tas­ken”, ist die Pomo­doro-Tech­nik. Ihren Namen ver­dankt diese Methode dem klas­si­schen Küchen­we­cker in Form einer Tomate, den der Erfin­der der Tech­nik, Fran­cesco Cirillo, in den 1980er Jahren erst­mals ver­wen­dete. Heute kann man natür­lich auch einen Timer am Handy oder Rech­ner zur Hilfe nehmen.

Dabei wird jeweils 25 Minu­ten lang (= ein pomo­doro) kon­zen­triert gear­bei­tet, gefolgt von fünf Minu­ten Pause. Alle vier pomo­dori wird eine län­gere Pause von zehn bis zwan­zig Minu­ten gemacht. Das Ziel ist, Unter­bre­chun­gen in der Arbeit zu ver­rin­gern – sowohl interne Unter­bre­chun­gen wie Abschwei­fen und Ablen­kung, als auch externe wie Tele­fon und E-Mails. Auch das Bewäl­ti­gen großer Auf­ga­ben wird durch die Ein­tei­lung in kleine Pakete erleich­tert. Denn es ver­mei­det die so genannte Angst­blo­ckade, den Zustand, in dem man einen so großen Berg Auf­ga­ben vor sich sieht, dass man gar nicht weiß, wo man anfan­gen soll, statt­des­sen blo­ckiert – und gar nichts macht.

Damit man sich nicht mit dem stän­di­gen Ein­stel­len des Timers beschäf­ti­gen muss, gibt es zahl­rei­che Web­sites und Apps, die einem das Struk­tu­rie­ren abneh­men, zum Bei­spiel hier.